テレワークはオフィス以外の場所でも仕事ができるのが魅力ですが、会議や打ち合わせが必要な場面もあります。
その場合でもzoomなどを使用して、オンライン会議や打ち合わせを行うことで、出社せずにテレワークを続けることが可能です。
今回はオンライン会議上でのビジネスマナーについて紹介します。
オンライン会議をする機会のある人はぜひ参考にしてください。
この記事はこんな人におすすめ！
・オンライン会議や打ち合わせをする機会のある人
・業務でパソコンを使用している人
オンライン会議のビジネスマナー
オンライン会議において、意図せずに相手を不快にさせてしまうことのないように、ビジネスマナーはしっかり守る必要があります。
ここでは、オンライン会議で覚えておくと良いマナーをいくつか紹介させていただきます。
・早めの接続を心がける
・余計なものが映らないか確認する
・話していない時はマイクオフ
・外出先からの参加は控える
・服装や身だしなみに注意する
早めの接続を心がける
オンライン会議でついやってしまいがちなのが、接続に時間がかかってしまい、開始時間に間に合わないミスです。
私もはじめのころは、よく会議に遅刻していました。
時間前にパソコンの前に着席しているのに、会議に遅れてしまうというのも不思議な感じがしました。
原因は接続に時間がかかったり、ツールのアップデートを要求されたりと、想定外のことで時間がかかってしまったことにあります。
接続はスムーズに済んだのに、カメラや音声に不具合があって、周りが会議をしている中で、自分は焦って設定をいじっていたこともありました。
こうしたアクシデントにも余裕をもって対応できるように、早めに接続をするのがおすすめです。
よく5分前につなぐように言われていますが、オンラインに慣れていない場合は、10分前でも良いかもしれません。
それくらい早めに接続するようにすれば、多少のアクシデントが発生しても柔軟に対応することが可能になります。
余計なものが映らないか確認する
オンライン会議は場所を選ばない分、自宅や漫画喫茶から参加する人もいます。
注意しなくてはならないのが、背景や自分の周りに余計なものが映らないようにすることです。
接続に成功して、まだ時間に余裕があるのであれば、洗濯物やゲーム機など、仕事と関係のないものが映っていないかチェックするようにしましょう。
どうしても背景に、見せたくないものが映ってしまう場合は、バーチャル背景の設定もおすすめです。
なお、オンライン会議は、カメラをオンにして参加するのが望ましいです。
話していない時はマイクオフ
会議中は、発言していない時はマイクをオフにしておくようにしましょう。
そうすることで、周囲からの雑音や生活音が他のメンバーに聞こえてしまう事態を避けることができます。
また、マイクをオフにしていると、こちらの発言が周りに聞こえなくなるので、会議の緊張感も多少和らぎます。
外出先からの参加は控える
カフェや街中では、周囲の話し声や喧騒が会議に交じってしまう可能性があるため、外出先での参加は止めましょう。
もしやむを得ず、外出先から参加する場合は、個室など周囲からの声が聞こえてこない環境下でオンラインに接続するようにしてください。
また周囲に人がいると、会議の内容が聴かれてしまい、機密情報の漏洩のリスクがあります。
会議の音声はイヤホンで聞くようにして、周囲に漏れないような設定にしましょう。
その他、外出先だと、場所によっては電波状況が悪いせいで、会議への参加が難しくなります。
やはり外出先からのオンライン会議は止めるべきです。
服装や身だしなみに注意する
オンライン会議は在宅だとしても、きちんとした身なりで臨むようにしましょう。
さすがに会議のためだけにスーツ姿になる必要はありませんが、だらしない恰好だけは避けるようにしましょう。
さすがにパジャマや、よれよれの服で会議に臨む人はいないと思いますが、在宅だと会社に比べて、どうしても気持ちが緩んでしまう時があります。
寝ぐせや、ひげの剃り残しなどが目立たないように、会議の前は鏡の前でセルフチェックしても良いでしょう。
まとめ
オンライン会議で覚えておくと良いビジネスマナーを紹介しましたが、自分で必要と感じたことがあれば、紹介した以外でも積極的に導入していくようにしましょう。
マナーやエチケットは相手への心遣いが基本です。
いくら注意したとしてもやり過ぎということはありません。
オンライン会議に限ったことではありませんが、周囲への礼儀は忘れないようにしましょう。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
この話以外にも定期的に投稿していますので、またお読みになっていただけますと嬉しいです！
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