テレワークに限らず、パソコンでの作業は、気が付くとファイルやフォルダでごちゃごちゃになってしまいがちです。
そうなると、必要な情報をどこに保存しているのか分からなくなってしまい、困ってしまったという経験をお持ちの人も多いのではないでしょうか。
今回は、データの場所が分からなくなり困ることのないように、効率の良いファイルの整理方法について説明をさせていただきます。
これから紹介するやり方を活用することで、保存した情報が格段に探しやすくなることでしょう。
このブログで分かること
・ファイルを効率よく整頓する方法
・データの保存先が分かりやすくなる方法
ファイルやフォルダを整理するメリット
ファイルやフォルダを整理すことには、下記のメリットがあります。
・仕事の効率化
・重要データを消去してしまうミスの防止
仕事の効率化
整理がされていないと、ファイルが増えていくにつれて、どこに何を保存しているのかが把握しづらくなっていきます。
必要なデータを探すために、あちこちファイルを開きまわって、結果的に無駄な時間を割くことになりがちです。
常に整理をきちんとするようにしていれば、必要なデータをすぐに発見できるため、時間の浪費が防げます。
重要データを消去してしまうミスの防止
整理がされていないと、重要データが保存されているファイルと、そうでないファイルの区別も曖昧になりがちです。
重要なデータが入っているにも関わらず削除してしまい、後で顔を真っ青にするリスクもありえます。
あらかじめ重要なデータが入っているファイルを分けて管理しておくことで、大事故の発生を防ぐことができるのです。
ファイルやフォルダを効果的に整理する4つの方法
次はファイルを効率よく整理する方法について紹介させていただきます。
下記にまとめましたので、是非お試しください。
・デスクトップは必要最小限で
・用途別のフォルダの作成
・ファイル名を工夫する
・不要なファイルの削除
デスクトップは必要最小限で
データの整理の第一歩はデスクトップ上をきれいにすることです。
デスクトップ上がファイルやアイコンで埋まっていて、壁紙が見えなくなってしまっている人もいます。
必要なものだけ残して、すっきりした状態にしてしまいましょう。
用途別のフォルダの作成
あちこちにバラバラの状態でファイルを置いていると、探す際に無駄な手間と労力が発生しやすいです。
まとめ用のフォルダを作成して、取引先や作業などの用途別に一か所にまとめておくようにしましょう。
そうすることで、どこに保管しているか、探し回る手間と時間を節約することができます。
またフォルダに保存するデータが多い場合は、フォルダの中にさらにグループ分けしたフォルダを作成していくことで、使用する際に探しやすくすることができます。
ファイル名を工夫する
どんなデータを保存しているか分かりやすいファイル名にすることもおすすめです。
ファイル名に日付を添付することも、いつのデータが分かりやすくなるので、データを探す際には便利です。
またファイル名が長くなりすぎると分かりづらくなってしまうことが多いので、出来る限り短く、シンプルなものを心がけましょう。
不要なファイルの削除
ここまで整理していると、今後はもう使わないであろうファイルも出てきていると思います。
どんなに整理しても、ファイルの数が多くなるほどに分かりにくくなってしまうものです。
念の為に重要なデータが含まれていないか最終チェックをした上で、不要なものを削除していきましょう。
PC内のデータが少ない方が、動作も軽くなる上に、フォルダ内の管理もやりやすくなります。
まとめ
こちらが求めている以上に、情報はどんどん新しく入ってきます。
放っておくと、あっという間にPC内はごちゃごちゃになってしまいますが、しっかりと管理することで綺麗な状態は維持することができます。
自分なりのルールを決めてまとめていくことで、データがなかなか見つからずにストレスが溜まるということがないように注意するようにしましょう。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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