人間はミスをする生き物ですので、パソコンを使って仕事をしていると、誰もが大小さまざまなミスをします。
「自分はミスしたことがない！」という人は一人もいないでしょう。
特にテレワークはパソコンを使う仕事が中心となりますので、ミスをする機会も増えています。
言うまでもなく、仕事でミスをした場合はトラブルになってしまう上に、クライアントから小言をいわれたりします。
些細なミスが原因で仕事がなくなってしまうことはそんなにありませんが、あまり気持ちの良いものではありません。
そのため、仕事のミスは少しでも減らす必要があります。
数字の間違いや誤字脱字など、データ入力の仕事をしていると起こってしまう入力ミス。
今回はそのような問題を抱えている方に向けて、入力ミスを減らす方法について解説していきます。
データ入力作業でミスにお悩みの方は必見の内容になると思います！
この記事を読むことで分かること
・入力ミスによって発生するトラブル
・入力ミスの原因
・ミスを防ぐための対策
入力ミスによって発生するトラブル
ここでは、入力ミスによって発生するトラブルについて解説します。
トラブルによっては、あなたの今後の仕事に深刻な影響を及ぼす危険もあります。
・受発注時のトラブル
・社内情報の漏えい
・周りから軽く見られてしまう
受発注時のトラブル
誤った商品を発注してしまったり、発注する数を間違えたりするトラブルです。
発注そのものを忘れてしまう場合もあります。
クライアントに経済的な損失を与えてしまいます。
金銭面でのトラブルは深刻化しやすいため、特に注意が必要です。
社内情報の漏えい
メールを送信する際に、宛先の入力を誤ってしまい、間違った相手に機密情報の記載されたメールを送ってしまうなどの、情報漏洩の危険もあります。
メールの送信ボタンを押す前に、宛先や内容に誤りがないか、一通り目を通すようにしましょう。
周りから軽く見られてしまう
ミスの内容によっては、仕事仲間から軽く見られてしまうことにもなります。
簡単なミスで、職場の評価を下げてしまったり、同僚や後輩に軽く見られてしまうのは社会人としてはかなりの屈辱です。
日々の努力で積み上げた信頼を、ほんのちょっとの「うっかり」で下げてしまっては、悔やんでも悔やみきれません。
入力ミスの原因
次は、どうして入力ミスを犯してしまうのか、その原因を説明します。
当然のことですが、ミスをしたくてしている人は誰もいないでしょう。
それにも関わらず、ミスをしてしまうのはどうしてでしょうか。
原因を考えることで、防止につなげるのです。
・疲労の蓄積
・チェックを怠る
・マルチタスク
疲労の蓄積
十分な休憩なしで、長時間作業を続けていると、どうしても疲労がたまり注意力が落ちてしまいます。
そうすると普段であればやらないような簡単なミスをしてしまう危険性が上がります。
睡眠不足も注意力が散漫になりやすいです。
疲れてきていると感じてきたら、一旦作業を中断して、適度に休憩を取り、集中力の回復に努めましょう。
チェックを怠る
作業完了後の見直しを怠るのは、入力ミスの原因でもかなり多いです。
書類やマニュアル、送信用メールなどを作成した後に、最終確認をしないばかりに、ミスに気付かなかったという失敗談はあなたにもあるのではないでしょうか。
時間に追われていて、チェックする時間が惜しいため、そのまま提出してしまった経験はないでしょうか。
少しの労力を惜しんだばかりに漢字の変換ミスなどの簡単なミスに気付けなかった時などは、自分に腹が立つことになります。
マルチタスク
仕事でミスが多い人の特徴として、複数の仕事を同時進行で進めているマルチタスクをしていることもあげられます。
ただ同時に進めようとすると、どうしても注意力が散漫になってしまいます。
机に座って事務仕事をしていたところ、取引先からの電話が鳴り、受話器を置くと今度は上司に呼ばれて・・・。
こういうことが繰り返していては、誰でも各仕事への意識が拡散になってしまい、細かいミスが増えてしまいます。
仕事の優先順位に注意しつつ、一つずつ仕事を確実に片づけていくようにしましょう。
ミスを防ぐための対策
ミスを防ぐための具体的な方法を紹介します。
ここで紹介するやり方を実践すれば、あなたのミスを減らす上で大いに役立つでしょう。
・最終チェックをしっかり行う
・ダブルチェック
・チェックリストの作成
・時間に余裕を持つ
・適度な休憩
・短期集中
最終チェックをしっかり行う
一番オーソドックスなミス防止対策になりますが、作業が完了したら、提出する前に最初から最後まで一通り目を通すようにしましょう。
可能であれば黙読してみるのもおすすめです。
完璧と思っていた文章でも、読み返してみると、漢字の誤りなど細かい記入ミスが見つかったりするものです。
ダブルチェック
自分で確認した後に、他の人にダブルチェックしてもらうのもおすすめです。
そうすると、自分でも気づけなかったミスを指摘してもらえるので、効率よくミスを減らすことができます。
自分の後に、すぐ他の人にチェックされるとなると、知らない内にいつもより気合を入れてチェックをするようになったりもします。
一人で作業しているフリーランスでは無理ですが、複数人で作業する場合には検討してみてください。
チェックリストの作成
最終チェックの際に使用するリストを作成するのも良いです。
そのリストに従って、漏れやミスがないかのチェックを行うのです。
ミスをしたところもリストに組み入れていくことで、よりいっそう再発を防止することができます。
読み返しとチェックリストのダブルチェックで、最終確認の精度はさらに上がります。
時間に余裕を持つ
時間が足りなくなると、どうしても気持ちが焦ってしまい、作業を完了させることが最優先となってしまい、仕事は雑になってしまいます。
ミスを頻発するようになってしまうことは、仕方のないことといえます。
仕事のスケジュールを管理して、無理なく作業を進められるようにして、締め切りに追われるという事態を避けましょう。
適度な休憩
長時間休みなしで作業をしていると、どうしても注意力が散漫になり、ミスが増えます。
一定時間仕事をしたら休憩を取ることで、高い集中力を維持するようにしましょう。
短期集中
長時間の作業は集中力を低下させ、些細なミスをしやすくなります。
そこでポモドーロ・テクニックと呼ばれる、25分間集中して作業を進めて、5分間の休憩を繰り返す方法がおすすめです。
短時間集中して作業することで、集中力を切らさないようにして、ミスを少なくするのです。
※ポモドーロ・テクニックとは
集中力と生産性を高めることができる時間管理術です。
仕事や勉強のタスクを25分ごとに分割して、5分間の休憩をはさみながらタスクを実施していく方法になります。
まとめ
入力ミスには、ちょっとした注意で気付けるものが多いです。
些細なミスで評価が下がってもつまらないですので、この記事で紹介したやり方で防止と改善に努めてみてください。
今回の記事があなたの日々の業務に役立つことを祈っております。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
この話以外にも定期的に投稿していますので、またお読みになっていただけますと嬉しいです！
引き続きよろしくお願いします。
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